Un semplice workflow di news

A volte avete bisogno di fare qualcos’altro che assegnare semplicemente diritti agli utenti che modificano parti di un sito. Potreste dover mettere in opera un ciclo o assegnare il lavoro di creazione di contenuto a un utente, che esegue tale compito ma che non può pubblicarlo senza la validazione della persona responsabile del contenuto finale. Il workflow permette di disporre di un tale ciclo di validazione. In altre parole, questo permette una collaborazione sulla creazione di contenuto poiché potete distribuire il lavoro tra numerosi membri di un gruppo di lavoro.

Sul sito “FC Bigfeet” un semplice workflow è già operativo. Questo workflow è concepito per poter assegnare a un utente, chiamato “news”, il compito di creare news per il sito web. Quando il compito è stato eseguito, l’utente invia l’elaborato al mittente che esaminerà il contenuto. Se tutto va bene, egli completerà il processo il che significa che l’articolo è automaticamente spostato nella cartella di news e quindi pubblicato! 

Esaminiamo l’utente chiamato “news”. Connettetevi come “news” (password “football”): 

 

Eravate abituati a vedere il modulo Pagina e altri menu, ma l’utente “news” può vedere solamente il modulo di “Task Center” (Centro dei compiti). È sufficiente per lui poiché dovrà unicamente verificare la sua lista di compiti. Ora essa è vuota, dunque non vi sono ancora dei compiti assegnati. 

Partenza di un processo di workflow

Riconnettetevi di nuovo come “admin” e ritornate al backend. Iniziate ora un nuovo processo di workflow assegnando un compito all’utente “news”. 

Creare un compito 

Andate nel modulo Task Center, cliccate su “Task”... 

 

Ora create un nuovo workflow. Ora c’è solamente uno tipo (vedremo più avanti come configurarne altri): 

 

Ora dovrete riempire un form come questo: 

 

La cosa più importante è scegliere un destinatario (target) (#1). Questo può essere un gruppo o un utente specifico. Abbiamo scelto l’utente “news” come previsto. Aggiungete un titolo (#2) e una descrizione (#4) che spiega ciò che deve essere fatto in modo sufficientemente chiaro affinché riesca a farlo. Scegliete una data limite per la realizzazione (#3) che vi permetterà in seguito di tenere d’occhio quale dei compiti assegnati hanno oltrepassato quella data (sperando chiaramente che non ve ne siano).

Infine potete scegliere di informare l’utente con l’invio di una e-mail (#5) quando premete il pulsante “Crea”, la qual cosa è utile se l’utente non utilizza abitualmente TYPO3. (richiede la funzione mail() di PHP per funzionare!). 

Dopo la creazione vi troverete la vista d’insieme delle cose da fare (To-Do): 

 

Gli elementi “Outgoing To-Do items” sono quelli che avete creato e che necessitano dell’azione di un’altra persona. In questo caso dell’utente “news”. 

Cliccate sul titolo se volete vedere i dettagli: 

 

Come potete constatare, ci sono tutte le informazioni. Attualmente nessuno status è stato assegnato dall’utente “news”.

Accettazione del compito 

Connettetevi come utente “news”: 

Tip: se aprite una nuova finestra di IE con l’icona sul desktop (e non usando CTRL+ N), potrete connettervi utilizzando un altro utente. Avrete anche due finestre diverse e sarete connessi in ciascuna con un utente diverso. Questo è possibile perché IE non condivide i cookies tra queste due finestre

Nel Task Center l’utente “news” vedrà questo: 

 

Il compito “News” è presente, cliccatelo nel frame sinistro per vedere i dettagli, come quando era utilizzato l’utente “admin”: 

 

Come utente “news” scegliete “Inizia il task ora” in “Aggiungi stato”, scegliete una nota di stato come “OK!” e premete il pulsante “Invia nuovo stato”. 

Vedrete apparire il form di creazione seguente: 

 

Questa news è stata creata proprio per voi come parte di “Iniziare un compito ora” che voi avete aggiunto. Questo elemento è legato al compito e la sola cosa che dovete fare è di inserire il contenuto. Una volta scelto il testo e premuto il pulsante “Salva e chiudi documento”, vi ritroverete nel Task center. Cliccate sul titolo del task per far apparire i dettagli: 

 

Come potete vedere la notizia è legata al task. Cliccando sulla matita di modifica potete modificarla di nuovo, e questo  finché siete pronti a informare l’utente “admin” che la redazione della news è terminata!

 

Quando secondo voi l’articolo è modificato e pronto ad essere pubblicato, cambiate lo stato a “Passa il task ad un altro utente/gruppo” (questo potrebbe essere usato anche per passare il compito ad un collega se qualcun’altro dovesse eseguire il compito), scegliete il destinatario (in questo caso “Mittente”), aggiungete una nota se lo giudicate necessario e premete il pulsante “Invia nuovo stato”. 

E la vostra lista di To-Do ora è vuota, in attesa del lavoro successivo. 

Completamento del workflow 

Riconnettetevi come “admin”, vedrete che vi è stato reso il compito: 

 

Cliccando sul titolo dell’elemento vedrete i dettagli. Cliccate sulla matita di modifica per esaminare il contenuto: 

 

Oltre che verificare il contenuto della news (notizia) dovete anche decidere se questo elemento necessita di figurare in prima pagina. Questo campo non era accessibile all’utente “news”, perché era un excludeField. 

Quando siete soddisfatti passate alla tappa finale scegliendo “Termina il workflow” nel selettore “Aggiungi stato”: 

 

Questa tappa ha finalmente spostato l’elemento di notizie nell’archivio delle notizie a l’ha fatto comparire sulla prima pagina: 

 

“Fatto” 

L’ultima cosa da fare è eliminare questo compito selezionando il box di spunta “Completato” e premendo su “Elimina i To-Do selezionati” e poi su “Aggiorna”: 

 

Configurazione di un workflow

Un workflow come quello che abbiamo appena visto è configurato come un record alla radice dell’albero. Come per tutti i record nella radice dell’albero, dovete essere un “admin” per poterli modificare e creare: 

 

Tale record contiene i campi seguenti: 

 

Messi da parte il titolo e la descrizione (#1), il record definisce il tipo (#2) degli elementi TYPO3 che devono essere creati. Questo significa che il sistema di workflow può essere utilizzato per controllare non solo il processo di creazione di pagine, di elementi di contenuto di pagina o di news, ma anche di qualunque altro elemento!  

 

Evidentemente alcune tabelle sono più interessanti che altre in questo contesto ma il principio si applica a tutti questi elementi. A voi scegliere. 

La pagina delle “bozze” (Draft Page) 

Il prossimo principio di grande importanza è “Draft Page” (#3). 

Il sysFolder (cartella di sistema) “News items draft page” è creata come deposito sicuro in cui l’utente “news” può inserire tutto quello che desidera senza nuocere a nessuno. Questa cartella di sistema funziona come pagina delle Bozze. Quando l’utente “news” posiziona lo stato a “Inizia il task ora” il record della news legata al task è automaticamente creato in questa cartella!

 

Le notizie restano nella cartella fino a quando il processo di workflow viene terminato dal mittente – dopo di che sono spostate da qui e inserite nella pagina “News”, come indica il campo “Move to page when finalizing” (#6). 

Gruppi target e utenti revisor (Target groups and review users) 

Tra “Draft page” e “Final page” troverete i campi che definiscono i “permessi” per il workflow. Con “Target  groups for workflow” specificate quali utenti possono ricevere un compito per creare l’articolo. Nel nostro esempio, solamente gli utenti che sono membri del gruppo “News editor” possono ricevere dei compiti.

Nel nostro caso il workflow è semplice “[Editore] - > [Autore] - > [Editore]”. In alcuni casi potreste volere che fosse implicato anche un terzo. Il flusso assomiglierebbe a “[Editore] - > [Autore] - > [Revisore] - > [Editore]”. Se è il caso dovete creare una relazione con un utente revisore nel campo “Review users” (#5). 

Infine la selezione “Unhide when finalizing” (= rendere visibile quando terminato) comunica al processo di completamento che bisogna rendere visibile l’elemento se possibile. Per comprendere il campo “Groups allowed to assign workflow” (gruppi che possono assegnare il workflow), vi propongo di scoprirlo utilizzando l’icona “?”: 

Solo un promemoria... 

Requisiti

Affinché questo workflow funzioni in termini di permessi per l’utente “news”, dovete assicurarvi di alcune cose. 

Il gruppo dei membri 

L’utente “news” è membro del gruppo “News editor”. Questo gruppo dispone di un “Access Lists” attivato come il gruppo “GENERAL” che già conosciamo. Però chiaramente i settings sono diversi: 

 

Come potete vedere (qui sotto) solo i moduli “User” e “Task Center” sono attivati, la tabella News è la sola che si può modificare e gli Excludefields permessi sono quelli collegati con la tabella “News”: 

 

I permessi della pagina delle bozze (Draft page) 

I permessi devono essere configurati correttamente. Nel nostro caso, poiché creiamo elementi in una pagina, possiamo farlo con la configurazione qui sotto. Il gruppo “News editor” è proprietario con il permesso di creare un nuovo contenuto: 

 

Il DB mount (punto d’accesso) 

Anche se nessun albero di pagina è disponibile per l’utente “news” - egli comunque ha bisogno della configurazione di DB Mounts: 

 

Questo perché il sistema di permessi di TYPO3 verifica di default se una pagina in cui viene creato un record si trova nel DB mounts dell’utente. 

Il flusso di lavoro (To-Do) 

Ho un mio piccolo elenco di cose da fare per lo sviluppo del sistema di workflow in TYPO3. La necessità più evidente è la possibilità di (re-) inserire un elemento esistente in un workflow. Questo ancora non è possibile. O forse è diventato possibile dopo che è stato scritto questo manuale. In questo caso, per favore, ricordatemi di cancellare queste righe :-)

Getting Started -

 

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